Privacyverklaring

Informatiebeveiliging is voor Twente Milieu een belangrijk onderwerp

Twente Milieu voldoet op basis van de ISO 27001 normering, de oude Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de AVG aan de strenge regels rondom privacy. Er zijn protocollen en procedures ingericht om inwoners en klanten zekerheid te bieden. Om te bewaken dat de gegevens bij Twente Milieu goed beschermd zijn, is een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld.

Twente Milieu verzamelt en verwerkt adresgegevens van inwoners
In opdracht van de verschillende gemeenten, verzamelt en verwerkt Twente Milieu adresgegevens van inwoners. Deze adresgegevens heeft Twente Milieu nodig om de dienstverlening aan de inwoners en dus aan de gemeenten te kunnen uitvoeren. Vanuit de Wet Milieubeheer, die aangeeft dat de gemeente verantwoordelijk is voor het afvalbeleid, geeft de gemeente Twente Milieu opdracht deze gegevens te verzamelen en te verwerken. Daarvoor hebben Twente Milieu en de verschillende gemeenten een verwerkersovereenkomst afgesloten. Uiteraard gaat Twente Milieu vertrouwelijk en zorgvuldig om met deze gegevens.

Twente Milieu beschikt over adresgegevens en aantal ledigingen per adres
Deze adresgegevens gebruikt Twente Milieu om de hoeveelheid aanbiedingen per adres te registreren. Deze gegevens geeft Twente Milieu in opdracht van de gemeenten door aan het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente. Daarnaast noteert de klantenservice van Twente Milieu, wanneer een inwoner dit zelf aangeeft, naam en/of telefoon- en- e-mailgegevens. Wanneer inwoners ervoor kiezen hun e-mailadres achter te laten op de website van Twente Milieu, kunnen zij de informatieve nieuwsbrief van Twente Milieu ontvangen over verschillende onderwerpen rondom afval en buurtonderhoud. Ook kunnen zij benadert worden om deel te nemen aan het jaarlijkse klantonderzoek dat Integron voor Twente Milieu uitvoert. Twente Milieu verwerkt dus alleen gegevens die nodig zijn of door de inwoner zelf worden gegeven en bewaart deze niet langer dan noodzakelijk is. Daarbij houden we de wettelijke bewaartermijnen aan.

Vragen, meer informatie of iets melden?
Om te bewaken dat de gegevens bij Twente Milieu goed beschermd zijn en blijven, is intern een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Vragen, opmerkingen of meldingen over privacy of persoonsgegevens kunnen gesteld worden aan deze functionaris via privacy@twentemilieu.nl. U ontvangt dan binnen 5 werkdagen een eerste reactie van Twente Milieu.

ALGEMENE BEPALINGEN

1. Begripsbepalingen

1. Persoonsgegeven: alle informatie over een geïdentificeerde of (direct, dan wel indirect) identificeerbare natuurlijke persoon.

2. Persoonsregistratie: een verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens die automatisch worden gevoerd, of met het oog op een doeltreffende raadpleging systematisch zijn aangelegd, voor zover deze in het kader van de dienstverlening zijn verzameld.

3. Verwerking van persoonsgegevens of het verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bewerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, evenals het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

4. Diftar: systeem waarbij de inwoner, naast een vast tarief, betaalt voor de hoeveelheid keren dat afval dient te worden opgehaald.

5. Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor verwerking van de persoonsgegevens vaststelt, in de AVG in artikel 4 lid 7 aangeduid als de verwerkingsverantwoordelijke.

6. Betrokkene: degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen.

7. Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de verwerker, of enig ander persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

8. Verwerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen, die bij de uitvoering van de betreffende overeenkomst kan worden aangemerkt als verwerker in de zin van artikel 4 lid 8 AVG.

9. Functionaris: de functionaris voor de gegevensbescherming zoals bedoelt in artikel 37 e.v. AVG.

10. AVG: De Verordening (EU) 2016/679, beter bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming, of de General Data Protection Regulation (‘GDPR’).

11. Twente Milieu: De naamloze vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Twente Milieu N.V., gevestigd te (7547 TE) Enschede aan de Marssteden 37.

2. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van een betrokkene die door of namens Twente Milieu worden verwerkt en op alle persoonsgegevens die zijn opgenomen in de persoonsregistratie zoals omschreven in artikel 1. Hierbij gaat het om persoonsgegevens die via de website worden verwerkt, persoonsgegevens die ten behoeve van de uitvoering van de vanuit de gemeente aan Twente Milieu toevertrouwde taken worden verwerkt en de persoonsgegevens die via de mobiele applicatie van Twente Milieu worden verwerkt.

KENMERKEN VAN DE PERSOONSREGISTRATIE

3. Doel van de verwerking van persoonsgegevens

1. De verwerking van persoonsgegevens geschiedt binnen Twente Milieu op verschillende manieren en voor een aantal doeleinden. Allereerst verwerkt Twente Milieu de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de haar toevertrouwde taken op het gebied van de afvalinzameling en het beheer van de openbare ruimte. Twente Milieu verwerkt tevens persoonsgegevens om de doelstellingen van Diftar te kunnen realiseren. Deze persoonsgegevens worden bijvoorbeeld verwerkt door uitlezing van de chip in uw container tijdens lediging alsook door het scannen van uw milieupas wanneer u afval aanbiedt op een afvalbrengpunt of Milieupark. Deze gegevens hanteert het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente voor de vaststelling van de afvalstoffenheffing. De doelstelling van Diftar is het stimuleren van afval scheiden en het reduceren van restafval door de heffing van gedifferentieerde tarieven afhankelijk van het aantal keren dat er restafval aangeboden wordt. Voorts biedt Twente Milieu een mobiele applicatie aan. Een betrokkene kan op eigen initiatief deze mobiele applicatie installeren en bepaalde persoonsgegevens invoeren: adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en locatie. Op deze manier kan de mobiele applicatie de betrokkene een persoonlijke afvalkalender tonen, hem/haar in staat stellen meldingen via de mobiele applicatie te maken en ontvangen en kan de betrokkene van informatie worden voorzien, zoals welk afval waar. Het staat een betrokkene uiteraard vrij de mobiele applicatie niet te gebruiken, waardoor via die applicatie geen persoonsgegevens verwerkt zullen worden. Met Hotjar wordt informatie verzameld en geanalyseerd over het gebruik van de website met als doel de gebruikerservaring op de website te verbeteren. Er worden hierbij geen persoonsgegevens verzameld. Tot slot worden (persoons)gegevens verzameld ten behoeve van analyses en statistische doeleinden met betrekking tot de beleidsvoering en organisatie van Twente Milieu alsook ten behoeve van de externe verantwoording naar financiers van Twente Milieu.
2. De verantwoordelijke zal geen persoonsgegevens in de registratie opnemen voor andere doeleinden, dan bedoeld in de sub 3.1. genoemde omschrijving. Het gebruik van opgenomen persoonsgegevens vindt alleen plaats in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement.
3. De verantwoordelijke dan wel verwerker zal niet meer gegevens in de registratie opslaan of bewaren dan voor het doel van de persoonsregistratie nodig is.

4. Verwerking van de persoonsregistratie

1. De verantwoordelijke ziet er op toe c.q. draagt er zorg voor dat de regels van het reglement, waaronder de regels voor bewaartermijnen, in acht worden genomen.

2. De verantwoordelijke heeft tevens tot taak de administratieve kwaliteit van de gegevens in de persoonsregistratie te bewaken, te toetsen en indien noodzakelijk voorstellen te doen voor verbetering. De verantwoordelijke verstrekt aan de verwer ker bepaalde bevoegdheden tot invoer, mutatie of bewerking. De verantwoordelijk houdt bij welke personen tot welk gebruik bevoegd zijn.

3. De verantwoordelijke kan diverse personen van Twente Milieu in het kader van de functie informatie en klachtenopvang betreffen. Deze hebben in principe onderscheiden bevoegdheden ten aanzien van. invoer, mutatie, kennisneming van uitvoer (toegang tot de registratie) en verwerking van de gegevens.

4. De verantwoordelijke maakt bij de verwerking van persoonsgegevens tevens gebruik van verwerkers zoals gespecificeerd onder punt 6. De verwerker heeft zich tegenover de verantwoordelijke verantwoordelijk getoond voor het deugdelijk functioneren van de voor de persoonsregistratie beschikbare faciliteiten. De verwerker staat daarbij in voor de noodzakelijke maatregelen ter beveiliging van apparatuur, (server)programmatuur en gegevens. De verwerker verbindt zich om in het kader van die werkzaamheden de door de verantwoordelijke ter beschikking gestelde persoonsgegevens zorgvuldig te bewerken alsmede slechts te verwerken onder met hem overeengekomen voorwaarden.

5. Opgenomen gegevens

In de persoonsregistratie worden gegevens opgenomen van betrokkenen die gebruikmaken van de diensten van Twente Milieu. Gegevens die worden opgenomen in de persoonsregistratie zijn:

• Adresgegevens
• Gegevens ten aanzien van het aanbiedgedrag van afval met als doel daarvan de rechtmatigheid van de dienstverlening en/of zorg te dragen voor de afrekening van afvalstromen ten behoeve van gemeentelijke opdrachtgevers
• Het registeren van klachten en meldingen ten aanzien van de dienstverlening van het bedrijf met als doel deze op een klantvriendelijke wijze, binnen een zo kort mogelijke termijn op te lossen.

Indien de inwoner dit zelf aangeeft, verzamelt Twente Milieu tevens:

• Naam en/of
• Telefoonnummer en/of
• E-mailadres

6. Ingeschakelde derden

Twente Milieu maakt bij de verwerking van persoonsgegevens gebruik van de diensten van derden en zendt in dat kader persoonsgegevens door. Concreet betreft het hier de volgende partijen:

• Alle aandeelhoudende gemeenten
• Cibas te Apeldoorn
• Ximmio te Hengelo
• Limesquare te Enschede
• Integron te Rotterdam
• Coosto te Eindhoven

Twente Milieu heeft met deze partijen een verwerkersovereenkomst dan wel een aanvulling op de bestaande samenwerkingsovereenkomst afgesloten. De persoonsgegevens worden niet naar landen buiten de Europese Unie doorgezonden.

RECHTEN VAN BETROKKENEN EN GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

7. Recht op informatie

De betrokkene heeft recht op informatie met betrekking tot de verwerking van diens persoonsgegevens. Twente Milieu zal de betrokkene conform artikel 12 AVG informeren met behulp van het onderhavige reglement. Voor eventuele aanvullende vragen kan de betrokkene zich te allen tijde wenden tot de Functionaris Gegevensbescherming, bereikbaar op privacy@twentemilieu.nl.

8. Recht op inzage, kopie en dataportabiliteit

De betrokkene heeft recht op inzage in diens persoonsgegevens die door Twente Milieu worden verwerkt. Twente Milieu dient een betrokkene in dat kader tevens van informatie te voorzien omtrent bijvoorbeeld de doeleinden van de verwerking van de persoonsgegevens, de partijen waaraan die persoonsgegevens eventueel verstrekt worden en de rechten van betrokkenen met betrekking tot diens persoonsgegevens. De betrokkene kan Twente Milieu tevens verzoeken om afgifte van een kopie van diens door Twente Milieu verwerkte persoonsgegevens. Tot slot heeft de betrokkene recht diens persoonsgegevens, voor zover deze op grond van toestemming of ter uitvoering van een overeenkomst geautomatiseerd worden verwerkt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen dan wel deze over te dragen aan een andere verantwoordelijke.

9. Recht op rectificatie en aanvulling

De betrokkene die constateert dat onjuiste persoonsgegevens aangaande zijn persoon worden verwerkt, heeft het recht op rectificatie daarvan. De betrokkene kan daarnaast verzoeken om aanvulling van diens door Twente Milieu verwerkte persoonsgegevens wanneer deze onvolledig zijn.

10. Recht op gegevensverwijdering

1. De betrokkene kan Twente Milieu verzoeken om persoonsgegevens te wissen, bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doeleinde waarvoor zij zijn verstrekt. Twente Milieu zal een verzoek tot gegevensverwijdering van een betrokkene in behandeling nemen en het verzoek inwilligen, behoudens het geval zich een dwingende rechtvaardigingsgrond, zoals een wettelijke bewaarplicht, tegen verwijdering van de gegevens verzet.

2. Indien het verzoek tot gegevensverwijdering wordt ingewilligd, worden de desbetreffende gegevens hetzij vernietigd, hetzij zodanig geanonimiseerd, dat herleiding redelijkerwijs onmogelijk is. De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking deelt zijn beslissing schriftelijk aan betrokkene mee.

11. Recht op beperking van de verwerking

Onder omstandigheden kan een betrokkene Twente Milieu verzoeken om de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken. Die beperking kan bijvoorbeeld gelegen zijn in het niet verder verwerken van bepaalde persoonsgegevens, of het niet wissen van persoonsgegevens. Indien een betrokkene een bezwaar indient (zie artikel 13) zal Twente Milieu gedurende de behandeling van het bezwaar de verwerking van de betrokken persoonsgegevens zoveel mogelijk beperken.

12. Recht inzake geautomatiseerde besluitvorming

Een betrokkene heeft in principe het recht niet te worden onderworpen aan een geheel op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit waaraan rechtsgevolgen of anderszins aanzienlijke gevolgen verbonden zijn. Twente Milieu zal daarom te allen tijde de menselijke maat in ogenschouw nemen. Een betrokkene kan bezwaar maken tegen een geautomatiseerd besluit. Twente Milieu zal de betrokkene in dat geval de gelegenheid bieden zijn bezwaar tegen een geautomatiseerd besluit toe te lichten.

13. Recht op bezwaar

1. De betrokkene heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens door Twente Milieu. Twente Milieu zal, indien van toepassing in afstemming met de opdrachtgevende gemeente, het bezwaar toewijzen, behoudens indien een dwingende gerechtvaardigde grond voor de betreffende verwerking zwaarder weegt dan het door de betrokkene aangevoerde bezwaar. Twente Milieu zal zolang het bezwaar aanhangig is de verdere verwerking van de betreffende persoonsgegevens zoveel mogelijk beperken.

2. Indien het bezwaar van de betrokkene op de toezending van een nieuwsbrief of andere vormen van directe (vrijblijvende) informatievoorziening betreft, zal Twente Milieu het bezwaar inwilligen. Twente Milieu zal in dat geval overgaan tot verwijdering van de in dat kader verwerkte persoonsgegevens.

3. De betrokkene kan een klacht indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens indien hij van mening is dat Twente Milieu onzorgvuldig met zijn persoonsgegevens omgaat of indien hij van mening is dat sprake is van een onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens. Het staat de betrokkene uiteraard vrij ter zake gerechtelijke stappen te ondernemen.

14. Toestemming

Voor zover de verwerking van persoonsgegevens op toestemming is gebaseerd, kan de betrokkene diens toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken van de toestemming doet niet af aan de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens op basis van toestemming voorafgaande aan de intrekking daarvan.

15. Uitoefening rechten

De betrokkene kan gebruik maken van zijn rechten door een daartoe strekkend verzoek in te dienen. Dit verzoek kan schriftelijk worden ingediend door een verzoekschrift te sturen naar Twente Milieu NV, postbus 221, 7500 AE ENSCHEDE, of per e-mail door een verzoekschrift te sturen naar privacy@twentemilieu.nl. Uiteraard kan de betrokkene tevens telefonisch contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming over eventuele zorgen omtrent de verwerking van zijn persoonsgegevens. De Functionaris Gegevensbescherming is bereikbaar via de klantenservice op 0900 – 85 20 111. De Functionaris Gegevensbescherming zal telkens de betrokkene verzoeken zich te identificeren.

15. Bewaartermijnen

Met inachtneming van wettelijke voorschriften stelt Twente Milieu vast hoe lang de in de registratie opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. De bewaartermijn kan voor onderscheiden soorten gegevens verschillen. Indien de bewaartermijn is verstreken worden de desbetreffende persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd, en wel binnen een termijn van één jaar. Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt, dat herleiding tot individuele personen onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

16. Looptijd, overdracht en overgang van de registratie

• Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie.
• Twente Milieu behoudt zich het recht voor dit reglement aan te passen, waarna telkens het meest recente reglement van toepassing is.
• In geval van overdracht of overgang van de registratie naar een andere verantwoordelijke dienen de betrokkenen van dit feit in kennis te worden gesteld, opdat tegen overdracht of overgang van op hun persoon betrekking hebbende gegevens bezwaar kan worden gemaakt.

17. Inwerkingtreding

Dit reglement vervangt de voorgaande privacyreglementen en is per 25 mei 2018 in werking getreden en bij de verantwoordelijke in te zien.

Vastgesteld in het directie-/managementteam te Enschede, namens de toenmalige algemeen directeur Twente Milieu NV, E.M. Bosch.